M. Rozan Khazimi (13.230.0112) Rangkuman Modul Materi 1 - 3

RANGKUMAN MODUL MATERI 1 - 3

SISTEM INFORMASI

·        Definisi Sistem Informasi

Sebuah Sistem Terintegrasi, Sistem Manusia-Mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras & lunak komputer, prosedur manual, model manajemen & pengambilan keputusan dan basis data.

      Dari difinisi di atas terdapat beberapa kata kunci :

            1.      Berbasis Komputer & Sistem Manusia / Mesin

                  •         Berbasis komputer :

                   Perancang harus memahami pengetahuan komputer dan pemrosesan informasi.

                  •         Sistem manusia – mesin :

                  Ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin sebagai alat untuk memproses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan manusia & ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur/manual system.

            2.       SISTEM BASIS DATA TERINTEGRASI

        Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah data base manajemen system

            3.       MENDUKUNG OPERASI

Informasi yang diolah dan dihasilkan digunakan untuk mendukung operasi  organisasi.

            4.      PEMANFAATAN MODEL MANAJEMEN & PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Untuk dapat mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat digunakan model-model manajemen dan pengambilan keputusan.

·        KOMPONEN FISIK SISTEM INFORMASI

           1.      Perangkat Keras Komputer : CPU, Storage, Perangkat Input/Output, Terminal Untuk Interaksi, Media Komunikasi Data

           2.      Perangkat Lunak Komputer : Perangkat Lunak Sistem (Sistem Operasi & Utilitinya, Perangkat Lunak Umum Aplikasi (Bahasa Pemrograman), Perangkat Lunak Aplikasi (Aplikasi Akuntansi, Dan Lai-Lainnya).

           3.       Basis Data : Penyimpanan Data Pada Media Penyimpanan Komputer.

           4.       Prosedur : Langkah-Langkah Penggunaan Sistem.

           5.       Personil Untuk Pengelolaan Operasi (SDM), yang meliputi :

                  a.      Clerical Personnel (Untuk Menangani Transaksi & Pemrosesan Data & Melakukan Inquiry = Operato);

                   b.      Fisrt Level Manager : Untuk Mengelola Pemrosesan Data Didukung Dengan Perencanaan, Penjadwalan, Identifikasi Situasi Out-Of-Control & Pengambilan Keputusan Level Menengah Ke Bawah.

                  c.    Staff Specialist : Digunakan Untuk Analisis Untuk Perencanaan & Pelaporan.

                  d.   Management : Untuk Pembuatan Laporan Berkala, Permintaan Khusus, Analisis Khusus, Pendukung Identifikasi Masalah & Peluang, Pendukung Analisis Pengambilan Keputusan Level Atas.

·        KONSEP INFORMASI

      Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima & dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat atau prospek keputusan. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi.

       Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level diatasnya, atau sebaliknya.

             •  Representasi Informasi : Pelambangan Informasi, Misalnya : Representasi Biner.

             •   Kualitas informasi: bias terhadap error, karena kesalahan cara pengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan, kehilangan atau data tidak terproses, kesalahan perekaman atau koreksi data, kesalahan file histori/master, kesalahan prosedur pemrosesan ketidak berfungsian sistem.

             •   Umur informasi: kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai/arti bagi penggunanya. Ada condition informasion  (mengacu pada titik waktu tertentu) dan operating information (menyatakan suatu perubahan pada suatu range waktu).

·        HUBUNGAN PENGELOLA DENGAN SISTEM INFORMASI

Pada bagian 1 sudah disebutkan bahwa salah satu komponen dari sistem informasi adalah personel sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya.

   Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk / jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya. 

            •   Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.

            •   Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.

            •   Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.

            •    Operator : untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.

            •         Untuk pengembangan sebuah sistem informasi diperlukan struktur manajemen organisasi personil.

            •         Strutktur dasarnya:

                   -         Direktur Sistem Informasi

                   -         Manajer Pengembangan Sistem  

                   -         Programmer

                   -         Manejer Komputer dan Operasi.

                   -         Variasi struktur manajemen sangat tergantung pada Managerial Efficiency vs User Service.

Klasifikasi SI

·        Level Organisasi

   n  Sistem informasi departemen

Sistem informasi yang hanya digunakan dalam sebuah departemen

   n  Sistem informasi perusahaan

Sistem terpadu yang dapat dipakai oleh sejumlah departemen

secara bersama-sama

   n  Sistem informasi antarorganisasi

Sistem informasi yang menghubungkan dua organisasi atau lebih

Contoh: SI pada Wal-Mart dan B2B

Jenis	Jumlah Pemakai	Perspektif
Pribadi	1	Individual
Kelompok kerja	Banyak, umumnya kurang dari 25 orang	Departemen – Pemakai berbagi perspektif yang sama
Perusahaan	Banyak, seringkali ratusan	Perusahaan – Pemakai memiliki banyak perspektif

·        Areal Fungsional

           1.    Sistem informasi akuntansi (Accounting information system)

                o   Kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi (Bodnar dan Hopwood, 1993)

                o   Subsistem khusus dari sistem informasi manajemen yang tujuannnya adalah menghimpun, memproses, dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan (Gelinas, dkk., 1997)

            2.      Sistem informasi keuangan (Finance information system)

Sistem informasi yang menyediakan informasi pada fungsi keuangan (departemen/bagian Keuangan) yang menyangkut keuangan perusahaan. Misalnya berupa ringkasan arus kas (cash flow) dan informasi pembayaran

            3.   Sistem informasi manufaktur (Manufacturing/production information system)

Sistem yang digunakan untuk mendukung fungsi produksi, yang mencakup seluruh kegiatan yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian proses untuk memproduksi barang atau jasa.

 n  ROP (reorder point), yakni suatu sistem yang mendasarkan keputusan pembelian berdasarkan titik pemesanan kembali (reorder point). Merupakan sistem ifnormasi manufaktur yang paling sederhana.

 n  MRP (meterial requirements planning), yakni suatu sistem yang dapat dipakai untuk merencanakan kebutuhan berbagai bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi.

 n  MRP II (material resource planning), yakni suatu sistem yang memadukan MRP dengan penjadwalan produksi dan operasi pada bengkel kerja (shop floor operation). Sistem ini tidak mengontrol mesin dalam bengkel kerja, melainkan sistem informasi ini hanya mencoba memperkecil sediaan dan memperkerjakan mesin secara efektif.

 n  JIT (Just-in-time), yakni suatu pendekatan yang menjaga arus bahan baku melalui pabrik agar selalu dalam keadaan minimum dengan mengatur bahan baku tiba di bengkel kerja pada saat diperlukan atau “tepat pada waktunya” (just in time).

 n  CIM (computer integrated manufacturing) merupakan suatu sistem yang menggabungkan berbagai teknik untuk menciptakan proses manufaktur yang luwes, cepat, dan menghasilkan produk yang berkualitas tinggi secara efisien.

        4.      Sistem informasi pemasaran (Marketing information system atau MKIS)

                    o   Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi pemasaran.

                    o    Mendukung keputusan yang berkaitan dengan bauran pemasaran (marketing mix), yang mencakup:

                         a.      produk (barang dan jasa) yang perlu ditawarkan

                         b.      tempat yang menjadi sasaran pemasaran

                         c.      promosi yang perlu dilakukan

                         d.      harga produk

        5.      Sistem informasi SDM (Human resources information system atau HRIS)

                    o   Sistem informasi sumber daya manusia biasa disebut HRIS

                    o   Istilah lain yang sering dipakai yaitu HRMIS (Human Resource Management Information System) dan HRMS (Human Resource Management System)

                    o   Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi personalia. Misalnya berisi informasi gaji, ringkasan pajak, dan tunjangan-tunjangan, hingga kinerja pegawai

             6.      Sistem Informasi Menurut Dukungan

Sistem	Fungsi	Pemakai
TPS	Menghimpun dan menyimpan informasi transaksi	Orang yang memproses transaksi
MIS	Mengonversi data yang berasal dari TPS menjadi informasi yang berguna untuk mengelola organisasi dan memantau kinerja	Semua level manajemen
DSS	Membantu pengambil keputusan dengan menyediakan informasi, model, atau perangkat untuk menganalisa informasi	Analis, manajer, dan profesional
EIS	Menyediakan informasi yang mudah diakses dan bersifat interaktif, tanpa mengharuskan eksekutif menjadi ahli analisis	Manajemen tingkat menengah dan atas
ES	Menyediakan pengetahuan pakar pada bidang tertentu untuk membantu pemecahan masalah	Orang yang hendak memecahkan masalah yang memerlukan kepakaran
OAS	Menyediakan fasilitas untuk memproses dokumen maupun pesan-pesan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif	Staf maupun manajer

Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT)

  n  Sistem informasi yang pertama kali diimplementasikan

  n  Fokus utama pada data transaksi

  n  Sesuai dengan namanya,  sistem informasi ini digunakan untuk menghimpun, menyimpan, dan memproses data transaksi serta kadangkala mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari transaksi.

  n  Contoh yang mengendalikan keputusan adalah sistem pemrosesan transaksi yang sekaligus dapat memvalidasi keabsahan kartu kredit atau mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Cara Pemrosesan pada SPT

  n  Pemrosesan batch

       Transaksi ditumpuk dulu dan kemudian diproses belakangan pada waktu tertentu misalnya pada waktu sore hari atau malam hari.  Kelemahan pemrosesan batch adalah membuat basis data tidak pernah dalam keadaan terkini, karena seringkali  terdapat data transaksi yang terlambat untuk dimasukkan ke dalam basis data.

  n  Pemrosesan online

       Tidak ada penundaan pemrosesan. Setiap transaksi terjadi segera dibukukan. Dengan demikian, data selalu dalam keadaan mutakhir.

Perbedaan Pemrosesan Batch dan Online

Karakteristik	Pemrosesan Batch	Pemrosesan Online
Pemrosesan transaksi	Data transaksi direkam, dikumpulkan, dan diurutkan, dan diproses secara periodis	Transaksi diproses seketika
Pemutakhiran berkas	Ketika tumpukan diproses	Saat transaksi diproses
Waktu tanggapan	Beberapa jam atau hari setelah tumpukan dikirim untuk diproses	Beberapa detik setelah setiap transaksi diproses

Sistem Informasi Manajemen (SIM atau MIS)

  n  Sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

  n  SIM menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi.

  n  Umumnya SIM mengambil data dari sistem pemrosesan transaksi

Karakteristik SIM.

• Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas: prosedur operasi, aturan pengambilan keputusan, dan arus informasi
• Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya

Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan tetapi tidak secara langsung (manajer menggunakan laporan dan informasi dan membuat kesimpulan-kesimpulan tersendiri untuk melakukan pengambilan keputusan

Macam Laporan SIM

  n  Laporan periodis adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, kwartalan, dan sebagainya.

  n  Laporan ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah data/informasi.

  n  Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul kalau terjadi keadaan yang tidak normal. Sebagai contoh, manajer pembelian mungkin memerlukan laporan pengiriman barang dari pemasok yang sudah terlambat satu minggu. Laporan ini hanya muncul kalau keadaan yang diminta terpenuhi.

  n  Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukkan dua atau lebih himpunan informasi yang serupa dengan maksud untuk dibandingkan.