ALIN ALAINA 13.230.0126

KONSEP SISTEM INFORMASI

   A.        ISTILAH SISTEM INFORMASI

1.    Manajemen Informasi Sistem

2.    Informasi Proses Sistem

3.    Informasi Desain Sistem

4.    Informasi System

    B.        DIFINISI SISTEM INFORMASI

Sistem informasi adalah sistem penghasil informasi yang tidak baru lagi, sistem yang telah dikembangkan dan digunakan dalam berbagai organisasi.

Sebuah Sistem Terintegrasi, Sistem Manusia-Mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras & lunak komputer, prosedur manual, model manajemen & pengambilan keputusan dan basis data.

Dari difinisi di atas terdapat beberapa kata kunci :

1.    Berbasis Komputer & Sistem Manusia / Mesin

•       Berbasis komputer :

Perancang harus memahami pengetahuan komputer dan pemrosesan informasi.

•       Sistem manusia – mesin :

Ada interaksi antara manusia (pengelola) dan mesin (alat untuk memproses informasi). Ada proses manual yang dilakukan manusia & ada proses yang terotomasi oleh mesin, sehingga diperlukan suatu prosedur/manual system.

2.    Sistem Basis Data Terintegrasi

Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah data base manajemen system

3.    Mendukung Operasi

Informasi yang diolah dan dihasilkan digunakan untuk mendukung operasi organisasi.

4.    Pemanfaatan Model Manajemen & Pengambilan Keputusan

Untuk dapat mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat digunakan model-model manajemen dan pengambilan keputusan.

   C.        KOMPONEN FISIK SISTEM INFORMASI

1.    Perangkat Keras Komputer : CPU, Storage, Perangkat Input/Output, Terminal Untuk Interaksi, Media Komunikasi Data.

2.    Perangkat Lunak Komputer : Perangkat Lunak Sistem (Sistem Operasi & Utilitinya, Perangkat Lunak Umum Aplikasi (Bahasa Pemrograman), Perangkat Lunak Aplikasi (Aplikasi Akuntansi, dan lain-lainnya).

3.    Basis Data : Penyimpanan Data Pada Media Penyimpanan Komputer.

4.    Prosedur : Langkah-Langkah Penggunaan Sistem.

5.    Personil Untuk Pengelolaan Operasi (SDM), yang meliputi :

a.       Clerical Personnel (Untuk Menangani Transaksi & Pemrosesan Data & Melakukan Inquiry = Operator)

b.      Fisrt Level Manager : Untuk Mengelola Pemrosesan Data Didukung Dengan Perencanaan, Penjadwalan, Identifikasi Situasi Out-Of-Control & Pengambilan Keputusan Level Menengah Ke Bawah.

c.       Staff Specialist : Digunakan Untuk Analisis Untuk Perencanaan & Pelaporan.

d.      Management : Untuk Pembuatan Laporan Berkala, Permintaan Khusus, Analisis Khusus, Pendukung Identifikasi Masalah & Peluang, Pendukung Analisis Pengambilan Keputusan Level Atas.

Aplikasi = Program + Prosedur Pengoperasian

   D.        KONSEP-KONSEP SISTEM INFORMASI

Untuk memahami sistem informasi diperlukan pemahaman tentang konsep-konsep : Informasi, Manusia sebagai pemroses informasi, konsep sistem, organisasi, dan manajemen, konsep pengambilan keputusan, konsep nilai suatu informasi.

Informasi = input – proses - output

    E.        KONSEP INFORMASI

Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima & dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat atau prospek keputusan. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi.

Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan.

Representasi Informasi : Pelambangan Informasi, Misalnya : Representasi Biner.

•       Kualitas informasi : biasa terhadap error, karena: kesalahan cara pengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur pemrosesan, kehilangan atau data tidak terproses, kesalahan koreksi data, kesalahan file histori/master, kesalahan prosedur pemrosesan ketidakberfungsian sistem.

•       Umur informasi : kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai/arti bagi penggunanya. Ada condition informasion  (titik waktu tertentu) dan operating information (perubahan pada suatu range waktu).

    F.         HUBUNGAN PENGELOLA DENGAN SISTEM INFORMASI

Salah satu komponen dari sistem informasi adalah personel sebagai pengelola informasi. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya. Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk / jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya.

1.        Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusaManejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.

2.        Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.

3.        Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.

Untuk pengembangan sebuah sistem informasi diperlukan struktur manajemen organisasi personil. Strutktur dasarnya:

•           Direktur Sistem Informasi

•           Manajer Pengembangan Sistem

•           Programmer

•           Manejer Komputer dan Operasi.

Variasi struktur manajemen sangat tergantung pada Managerial Efficiency vs User Service.

 

   G.        KONSEP SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem informasi yang menggunakan komputer untuk menyimpan dan mengolah data organisasi untuk keperluan personil organisasi. Mengapa komputer diperlukan dalam mendukung sistem informasi? Karena, komputer dapat megecek kebenaran maupun kelayakan angka-angka menjadi input dalam suatu proses.

1.        SORTIR, komputer dapat melakukan sortir data ke dalam beberapa klasifikasi yang berbeda dengan cepat.

2.        TRANSMISI, komputer dapat memindahkan data dari suatu tempat ke tempat lain dengan lebih cepat.

3.        PERHITUNGAN, dengan komputer perhitungan dapat dilakukan dengan cepat.

   H.        KOMPONEN CBIS

Sistem informasi berbasis komputer membutuhkan beberapa komponen yaitu :

                    A.      MASUKAN

Masukan mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan dan dapat berupa dokumen dasar.

                    B.      MODEL

Model terdiri dari beberapa kombinasi prosedur, logika, dan alur matematis yang akan memaniplasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkankeluaran yang diinginkan.

                    C.      KELUARAN

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokmentasi yang berguna untuk semua tingkatan menajemen serta semua pemakai system.

                    D.      TEKNOLOGI

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

                    E.      BASIS DATA (DATABASE)‏

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan dengan yang lainnya, tersimpan didalam perangkat keras komputer dan diperlukan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

Data/file perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

                     F.      KENDALI

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, misalnya : kecurangan, kegagalan pada sistem itu sendiri, kesalahan, sabotase, dan sebagainya.

     I.          ELEMEN OPERASIONAL SISTEM INFORMASI

                    A.      Komponen Fisik

4.         Perangkat Keras

5.         Perangkat Lunak

6.         Database

7.         Prosedur Operasional

8.         Personil

                    B.      Fungsi Pengolahan

1.         Pengolahan Transaksi

2.         Pemeliharaan File Induk

3.         Menghasilkan Laporan

4.         Melayani Inquir

5.         Menangani Aplikasi Penunjang

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI &

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A.       KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI

1.        Level organisasi

2.        Area fungsional

3.        Dukungan yang diberikan

4.        Arsitektur sistem informasi

5.        Dll

B.       MENURUT LEVEL ORGANISASI

1.        Sistem informasi departemen

       Sistem informasi yang hanya digunakan dalam sebuah departemen

2.        Sistem informasi perusahaan

Sistem terpadu yang dapat dipakai oleh sejumlah departemen secara bersama-sama

3.        Sistem informasi antarorganisasi

Sistem informasi yang menghubungkan dua organisasi atau lebih

Contoh: SI pada Wal-Mart dan B2B

C.       SISTEM INFORMASI DALAM PERUSAHAAN

1.        Sistem informasi pribadi

2.        Sistem informasi kelompok kerja (workgroup information system)

3.        Sistem informasi perusahaan (enterprise information system)

Jenis	Jumlah Pemakai	Perspektif
Pribadi	1	Individual
Kelompok kerja	Banyak, umumnya kurang dari 25 orang	Departemen – Pemakai berbagi perspektif yang sama
Perusahaan	Banyak, seringkali ratusan	Perusahaan – Pemakai memiliki banyak perspektif

D.       SISTEM INFORMASI FUNGSIONAL

1.        Sistem informasi akuntansi (Accounting information system)

2.        Sistem informasi keuangan (Finance information system)

3.        Sistem informasi manufaktur (Manufacturing/production information system)

4.        Sistem informasi pemasaran (Marketing information system atau MKIS)

5.        Sistem informasi SDM (Human resources information system atau HRIS)

E.       PERSPEKTIF TENTANG SI

1.        Sistem Informasi selain SIA adalah tergolong SIM (Hall, 2001)

2.        SIA adalah bagian dari SIM (Romney dkk., 1997)

3.        Sistem informasi justru merupakan subsistem bagi sistem informasi fungsional yang lain (McLeod, 1998)

F.        SIA SEBAGAI BAGIAN SIM

 

G.      SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi (Bodnar dan Hopwood, 1993)

Subsistem khusus dari sistem informasi manajemen yang tujuannnya adalah menghimpun, memproses, dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan (Gelinas, dkk., 1997)

H.       SISTEM INFORMASI KEUANGAN

Sistem informasi yang menyediakan informasi pada fungsi keuangan (departemen/bagian Keuangan) yang menyangkut keuangan perusahaan. Misalnya berupa ringkasan arus kas (cash flow) dan informasi pembayaran.

 

I.          SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

Sistem yang digunakan untuk mendukung fungsi produksi, yang mencakup seluruh kegiatan yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian proses untuk memproduksi barang atau jasa.

Ø  BERBAGAI NAMA SI MANUFAKTUR

1.      ROP (reorder point), yakni suatu sistem yang mendasarkan keputusan pembelian berdasarkan titik pemesanan kembali (reorder point). Merupakan sistem informasi manufaktur yang paling sederhana

2.      MRP (meterial requirements planning), yakni suatu sistem yang dapat dipakai untuk merencanakan kebutuhan berbagai bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi

3.      MRP II (material resource planning), yakni suatu sistem yang memadukan MRP dengan penjadwalan produksi dan operasi pada bengkel kerja (shop floor operation). Sistem ini tidak mengontrol mesin dalam bengkel kerja, melainkan sistem informasi ini hanya mencoba memperkecil sediaan dan memperkerjakan mesin secara efektif.

4.      JIT (Just-in-time), yakni suatu pendekatan yang menjaga arus bahan baku melalui pabrik agar selalu dalam keadaan minimum dengan mengatur bahan baku tiba tepat pada waktunya di bengkel kerja pada saat diperlukan atau.

5.      CIM (computer integrated manufacturing) merupakan suatu sistem yang menggabungkan berbagai teknik untuk menciptakan proses manufaktur yang luwes, cepat, dan menghasilkan produk yang berkualitas tinggi secara efisien.

 

J.         IMPLEMENTASI CIM

Menyederhanakan proses produksi, perancangan produk, organisasi pabrik sebagai dasar yang penting untuk pengotomasian dan pengintegrasian

Mengotomasikan proses-proses produksi dan fungsi-fungsi bisnis yang mendukungnya dengan komputer, mesin, dan robot.

Mengintegrasikan seluruh proses produksi dan pendukungnya dengan memakai komputer, jaringan komunikasi, dan teknologi informasi yang lain

 

K.      SISTEM-SISTEM PRODUKSI

Sistem	Keterangan
CAD (computer-aided design)	Sistem yang menggunakan komputer untuk merancang suatu produk (mobil, kapal, pesawat terbang, dan sebagainya)
CAE (computer-aided engineering)	Sistem yang dirancang untuk menganalis karakteristik dari suatu desain dan dipakai untuk mensimulasikan kinerja produk di bawah kondisi yang berbeda-beda dengan tujuan untuk mengurangi kebutuhan membuat prototipe (Martin, 2002). Dalam beberapa literatur (misalnya McLeod, 1998), CAE identik dengan CAD
CAM (computer-aided manufacturing)	Sistem berbasis komputer yang digunakan untuk mengontrol suatu proses produksi. Misalnya, mesin bor atau mesin bubut yang telah terprogram untuk melaksanakan pelubangan atau pembubutan
CAPP (computer-aided -process planning)	Sistem yang digunakan untuk merencanakan urutan proses untuk memproduksi atau merakit suatu komponen

L.       SISTEM INFORMASI PEMASARAN

Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi pemasaran.

Mendukung keputusan yang berkaitan dengan bauran pemasaran (marketing mix), yang mencakup:

a.       produk (barang dan jasa) yang perlu ditawarkan

b.      tempat yang menjadi sasaran pemasaran

c.       promosi yang perlu dilakukan

d.      harga produk

 

M.     SISTEM INFORMASI SDM (HRIS)

Istilah lain yang sering dipakai yaitu HRMIS (Human Resource Management Information System) dan HRMS (Human Resource Management System)

Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi personalia. Misalnya berisi informasi gaji, ringkasan pajak, dan tunjangan-tunjangan, hingga kinerja pegawai

 

N.       SISTEM INFORMASI BERDASARKAN DUKUNGAN KEPADA PEMAKAI

Ø  Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System atau TPS)

Ø  Sistem Informasi Manajemen (Management Infromation System atau MIS)

Ø  Sistem Otomasi Perkantoran (Office Automation System / OAS)

Ø  Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System atau DSS)

Ø  Sistem Informasi Eksekutif (Executive Infromation System atau EIS)

Ø  Sistem Pendukung Kelompok (Group Support System atau GSS)

Ø  Sistem Pendukung Cerdas (Intelligent Support System atau ISS).

Mengingat EIS, DSS, dan MIS digunakan untuk mendukung manajemen, maka ketiga sistem ini sering disebut sebagai sistem pendukung manajemen (management support system atau MSS

O.       SI MENURUT DUKUNGAN

Sistem	Fungsi	Pemakai
TPS	Menghimpun dan menyimpan informasi transaksi	Orang yang memproses transaksi
MIS	Mengonversi data yang berasal dari TPS menjadi informasi yang berguna untuk mengelola organisasi dan memantau kinerja	Semua level manajemen
DSS	Membantu pengambil keputusan dengan menyediakan informasi, model, atau perangkat untuk menganalisa informasi	Analis, manajer, dan profesional
EIS	Menyediakan informasi yang mudah diakses dan bersifat interaktif, tanpa mengharuskan eksekutif menjadi ahli analisis	Manajemen tingkat menengah dan atas
ES	Menyediakan pengetahuan pakar pada bidang tertentu untuk membantu pemecahan masalah	Orang yang hendak memecahkan masalah yang memerlukan kepakaran
OAS	Menyediakan fasilitas untuk memproses dokumen maupun pesan-pesan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif	Staf maupun manajer

 

Ø  Sistem informasi yang mengandung karakteristik beberapa kategori  disebut sebagai sistem hibrid (Alter, 1992)

Ø  Sistem informasi yang dirancang untuk menghasilkan informasi dan mendukung pengambilan keputusan untuk berbagai level manajemen dan fungsi-fungsi bisnis, dan sekaligus melakukan pemrosesan transaksi disebut sebagai sistem informasi fungsional-silang (cross-functional information system) atau sistem informasi yang terintegrasi (integrated information system) (O’Brien, 1991)

P.        SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI (SPT)

Sesuai dengan namanya,  sistem informasi ini digunakan untuk menghimpun, menyimpan, dan memproses data transaksi serta kadangkala mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari transaksi.

Contoh yang mengendalikan keputusan adalah sistem pemrosesan transaksi yang sekaligus dapat memvalidasi keabsahan kartu kredit atau mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

 

Ø  Karakteristik SPT

ü  Jumlah data yang diproses sangat besar

ü  Sumber data umumnya internal dan keluaran terutama dimaksudkan untuk pihak internal (meskipun bisa juga diperuntukkan bagi mitra kerja)

ü  Pemrosesan informasi dilakukan secara teratur.

ü  Kapasitas penyimpan (basis data) besar

ü  Kecepatan pemrosesan yang diperlukan tinggi karena volume yang besar

ü  Umumnya memantau dan mengumpulkan data masa lalu

ü  Masukan dan keluaran terstruktur.

ü  Level kerincian yang tinggi mudah terlihat terutama pada masukan.

ü  Komputasi tidak rumit (menggunakan matematika sederhana/operasi statistik)

ü  Memerlukan kehandalan yang tinggi

ü  Pemrosesan terhadap permintaan merupakan suatu keharusan.

 

Ø  Cara Pemrosesan pada SPT

1.      Pemrosesan batch

Transaksi ditumpuk dulu dan kemudian diproses belakangan pada waktu tertentu misalnya pada waktu sore hari atau malam hari.  Kelemahan pemrosesan batch adalah membuat basis data tidak pernah dalam keadaan terkini, karena seringkali  terdapat data transaksi yang terlambat untuk dimasukkan ke dalam basis data.

2.      Pemrosesan online

Tidak ada penundaan pemrosesan. Setiap transaksi terjadi segera dibukukan. Dengan demikian, data selalu dalam keadaan mutakhir.

Ø  Perbedaan Pemrosesan Batch Dan Online

Karakteristik	Pemrosesan Batch	Pemrosesan Online
Pemrosesan transaksi	Data transaksi direkam, dikumpulkan, dan diurutkan, dan diproses secara periodis	Transaksi diproses seketika
Pemutakhiran berkas	Ketika tumpukan diproses	Saat transaksi diproses
Waktu tanggapan	Beberapa jam atau hari setelah tumpukan dikirim untuk diproses	Beberapa detik setelah setiap transaksi diproses

Ø  Pemrosesan Hibrid

Merupakan perpaduan antara pemrosesan batch dan online

Model seperti ini dijumpai pada beberapa sistem POS (Point-of-sale). Data dimasukkan seketika ke dalam komputer ketika transaksi terjadi, tetapi pemrosesan lebih lanjut (misalnya pemutakhiran ke sediaan) dilakukan pada waktu malam hari.

Model seperti ini juga sering dilakukan pada bank yang offline (belum tersedia layanan komunikasi ke pusat atau komunikasi sedang terputus).

Ø  Istilah Lain-lain Tentang SPT

·           CIS (customer integrated system) merupakan contoh lain hasil pengembangan dari TPS. Sistem ini memanfaatkan teknologi yang memungkinkan pelanggan dapat melaksanakan transaksinya sendiri. Contoh ATM dan B2C

·           Istilah lain untuk CIS adalah pemrosesan interaktif

Q.       SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM ATAU MIS)

Sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

SIM menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi. Umumnya SIM mengambil data dari sistem pemrosesan transaksi

Ø  Istilah Lain untuk SIM

1.      Sistem peringatan manajemen (management alerting system), karena sistem ini memberikan peringatan kepada pemakai (umumnya manajemen) terhadap masalah maupun peluang (Haag, 2000)

2.      Sistem pelaporan manajemen atau management reporting system (Zwass, 1998)

 

Ø  Karakteristik SIM

·           Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas: prosedur operasi, aturan pengambilan keputusan, dan arus informasi

·           Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya

·           Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan tetapi tidak secara langsung (manajer menggunakan laporan dan informasi dan membuat kesimpulan-kesimpulan tersendiri untuk melakukan pengambilan keputusan).

Ø  Contoh Laporan Hasil SIM

 

Ø  Macam Laporan SIM

·           Laporan periodis adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, kwartalan, dan sebagainya.

·           Laporan ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah data/informasi.

·           Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul kalau terjadi keadaan yang tidak normal. Sebagai contoh, manajer pembelian mungkin memerlukan laporan pengiriman barang dari pemasok yang sudah terlambat satu minggu. Laporan ini hanya muncul kalau keadaan yang diminta terpenuhi.

·           Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukkan dua atau lebih himpunan informasi yang serupa dengan maksud untuk dibandingkan

Ø  Laporan SIM

·           Terkadang SIM juga menyediakan laporan yang yang tergolong sebagai demand (Ad Hoc) report, yaitu jenis laporan yang dapat diminta sewaktu-waktu dan pemakai dapat mengatur sendiri tataletak informasi yang diperlukan