RANGKUMAN MODUL
1-3
KONSEP
SISTEM INFORMASI
q PENGERTIAN SISTEM INFORMASI
q Istilah Sistem Informasi
1.
Manajemen
Informasi Sistem
2.
Informasi
Proses Sistem
3.
Informasi
Desain Sistem
4.
Informasi
System
Semuanya mengacu pada sebuah Sistem Informasi
Berbasis Komputer Yang Dirancang Untuk Mendukung Operasi, Manajemen &
Fungsi Pengambilan Keputusan Suatu Organisasi.
DIFINISI
SISTEM INFORMASI
Sebuah Sistem Terintegrasi,
Sistem Manusia-Mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi,
manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Sistem ini
memanfaatkan perangkat keras & lunak komputer, prosedur manual, model
manajemen & pengambilan keputusan dan basis data.
Dari
difinisi di atas terdapat beberapa kata kunci :
1.
Berbasis
Komputer & Sistem Manusia / Mesin
·
Berbasis
komputer :
Perancang harus
memahami pengetahuan komputer dan pemrosesan informasi.
·
Sistem
manusia – mesin :
Ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan
mesin sebagai alat untuk memproses informasi. Ada proses manual yang harus
dilakukan manusia & ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu
diperlukan suatu prosedur/manual system
SISTEM BASIS DATA TERINTEGRASI
Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah data
base manajemen system
3. MENDUKUNG
OPERASI
Informasi yang diolah dan dihasilkan digunakan untuk
mendukung operasi organisasi.
4.PEMANFAATAN
MODEL MANAJEMEN & PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Untuk dapat mengolah data menjadi informasi yang
bermanfaat digunakan model-model manajemen dan pengambilan keputusan
KOMPONEN FISIK SISTEM INFORMASI
·
Perangkat
Keras Komputer : CPU, Storage, Perangkat Input/Output, Terminal Untuk
Interaksi, Media Komunikasi Data
·
Perangkat
Lunak Komputer : Perangkat Lunak Sistem (Sistem Operasi & Utilitinya,
Perangkat Lunak Umum Aplikasi (Bahasa Pemrograman), Perangkat Lunak Aplikasi
(Aplikasi Akuntansi, Dan Lai-Lainnya).
·
Basis
Data : Penyimpanan Data Pada Media Penyimpanan Komputer.
·
Prosedur
: Langkah-Langkah Penggunaan Sistem.
·
Personil
Untuk Pengelolaan Operasi (SDM), yang meliputi :
a. Clerical Personnel (Untuk Menangani Transaksi &
Pemrosesan Data & Melakukan Inquiry = Operato);
b. Fisrt Level Manager : Untuk Mengelola Pemrosesan Data
Didukung Dengan Perencanaan, Penjadwalan, Identifikasi Situasi Out-Of-Control
& Pengambilan Keputusan Level Menengah Ke Bawah.
c. Staff Specialist : Digunakan Untuk Analisis Untuk
Perencanaan & Pelaporan.
d.
Management
: Untuk Pembuatan Laporan Berkala, Permintaan Khusus, Analisis Khusus,
Pendukung Identifikasi Masalah & Peluang, Pendukung Analisis Pengambilan
Keputusan Level Atas.
KONSEP-KONSEP SISTEM INFORMASI
Untuk memahami sistem informasi diperlukan pemahaman tentang
konsep-konsep : Informasi, Manusia sebagai pemroses informasi, konsep sistem,
organisasi, dan manajemen, konsep pengambilan keputusan, konsep nilai suatu
informasi.
KONSEP INFORMASI
Informasi : Data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti
bagi penerima & dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat atau
prospek keputusan. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu
informasi.
Data merupakan raw material untuk suatu informasi.
Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi
manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa
menjadi data bagi manajemen level diatasnya, atau sebaliknya.
Representasi Informasi : Pelambangan Informasi,
Misalnya : Representasi Biner.
•
Kualitas
informasi: bias terhadap
error, karena: kesalahan cara pengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti
prosedur prmrosesan, kehilangan atau data tidak terproses, kesalahan perekaman
atau koreksi data, kesalahan file histori/master, kesalahan prosedur pemrosesan
ketidak berfungsian sistem.
•
Umur
informasi: kapan atau
sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai/arti bagi penggunanya. Ada
condition informasion (mengacu pada titik waktu tertentu) dan operating
information (menyatakan suatu perubahan pada suatu range waktu).
•
HUBUNGAN
PENGELOLA DENGAN SISTEM INFORMASI
•
Pada
bagian 1 sudah disebutkan bahwa salah satu komponen dari sistem informasi
adalah personel sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan
antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem
informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya.
Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur
manajemen. Oleh karena itu bentuk / jenis sistem informasi yang
diperlukan sesuai dengan level manajemennya.
•
Manajemen
Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.
•
Manejemen
Level Menengah: untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.
•
Manejemen
Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.
•
Operator:
untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.
•
Untuk
pengembangan sebuah sistem informasi diperlukan struktur manajemen
organisasi personil.
•
Strutktur
dasarnya:
•
Direktur
Sistem Informasi
•
Manajer
Pengembangan Sistem
•
Programmer
•
Manejer
Komputer dan Operasi.
•
Variasi
struktur manajemen sangat tergantung pada Managerial Efficiency vs User
Service.
MODUL
1-2
KONSEP SISTEM INFORMASI
Difinisi Sistem Informasi:
Sistem Informasi merupakan suatu sistem didalam suatu organisasi yang
merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-2x,
dan pengendalian yang ditujukan untuk mndapatkan jalur komunikasi penting,
memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan
lainnya terhadap kejadian internal dan dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar
informasi untuk pengambilan keputusan.
Sistem informasi merupakan suatu sistem penghasil
informasi yang tidak baru lagi, sistem informasi yang telah dikembangkan dan
digunakan dalam berbagai organisasi. Yang relatif baru adalah penggunaan
komputer untuk mendukung sistem informasi.
KONSEP SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
Difinisi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Merupakan
sistem informasi yang menggunakan komputer untuk menyimpan dan mengolah data
organisasi untuk keperluan personil organisasi.
Komputer yang digunakan adalah komputer yang beragam,
dari komputer yang sangan sederhana hingga komputer yang kompleks.
v Mengapa Komputer Diperlukan Dalam Mendukung Sistem Informasi
Mengapa Komputer Diperlukan Dalam Mendukung Sistem Informasi ? VERIFIKASI
Komputer dapat menegecek kebenaran
maupun kelayakan angka-angka menjadi input dalam suatu proses.
·
SORTIR
Komputer
dapat melakukan sortir data ke dalam beberapa klasifikasi yang berbeda dengan
cepat.
·
TRANSMISI
Komputer
dapat memindahkan data dari suatu tempat ke tempat lain lebih cepat.
·
PERHITUNGAN
Dengan komputer perhitungan dapat
dilakukan dengan cepat.
KOMPONEN CBIS
Sistem informasi
berbasis komputer membutuhkan beberapa komponen yaitu :
v MASUKAN
:
Masukan
mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode
dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan dan dapat berupa dokumen
dasar.
v MODEL
Model
terdiri dari beberapa kombinasi prosedur, logika, dan alur matematis yang akan
memaniplasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara
tertentu untuk menghasilkankeluaran yang diinginkan.
v KELUARAN
Produk
dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokmentasi yang berguna untuk semua tingkatan
menajemen serta semua pemakai sistem. TEKNOLOGI
Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses
data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari
sistem secara keseluruhan.
BASIS DATA (DATABASE)
Basis
data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan dengan yang lainnya,
tersimpan didalam perangkat keras komputer dan diperlukan perangkat lunak untuk
memanipulasinya.
Data/file
perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih
lanjut. KENDALI
Banyak
hal yang dapat merusak sistem informasi, misalnya : kecurangan, kegagalan pada
sistem itu sendiri, kesalahan, sabotase, dan sebagainya.
ELEMEN OPERASIONAL SISTEM INFORMASI :
KOMPONEN FISIK :
Perangkat Keras Perangkat Lunak Database Prosedur Operasional Personil
FUNGSI PENGOLAHAN :
Pengolahan Transaksi Pemeliharaan File Induk Menghasilkan Laporan Melayani Inquiry Menangani Aplikasi Penunjang
Sist. Informasi Akuntansi & Sist.
Informasi Manajemen
Klasifikasi SI
n Level organisasi
n Area fungsional
n Dukungan yang diberikan
n Arsitektur sistem informasi
n dll
Menurut Level Organisasi
n Sistem informasi departemen
Sistem informasi yang hanya digunakan dalam sebuah departemen
n Sistem informasi perusahaan
Sistem terpadu yang dapat dipakai oleh sejumlah departemen secara
bersama-sama
n Sistem informasi antarorganisasi
Sistem informasi yang menghubungkan dua organisasi
atau lebih
Contoh: SI pada Wal-Mart dan B2B
Sistem Informasi Dalam
Perusahaan (Kroenke, 1992)
n Sistem informasi pribadi
n Sistem informasi kelompok kerja (workgroup
information system), dan
n Sistem informasi perusahaan (enterprise information
system)
Sistem Informasi Dalam Perusahaan (Kroenke, 1992)
|
Jenis
|
Jumlah
pemakai
|
Perspektif
|
|
Peibadi
|
1
|
Individu
|
|
Kelompok
kerja
|
Banyak,
umumnya kurang dari 25 orang
|
Departemen – Pemakai berbagi perspektif yang sama
|
|
Perusahaan
|
Banyak,
seringkali ratusan
|
Departemen – Pemakai berbagi perspektif yang sama
|
Perspektif Tentang SI
n Sistem Informasi selain SIA adalah tergolong SIM
(Hall, 2001)
n SIA adalah bagian dari SIM (Romney dkk., 1997)
n Sistem informasi justru merupakan subsistem bagi
sistem informasi fungsional yang lain (McLeod, 1998)
Sistem Informasi
Akuntansi
n Kumpulan sumber daya yang dirancang untuk
mentransformasikan data keuangan menjadi informasi
(Bodnar dan Hopwood, 1993)
n Subsistem khusus dari sistem informasi manajemen yang
tujuannnya adalah menghimpun, memproses, dan melaporkan informasi yang berkaitan
dengan transaksi keuangan (Gelinas, dkk., 1997)
Sistem Informasi
Keuangan
n Sistem informasi yang menyediakan informasi pada
fungsi keuangan (departemen/bagian Keuangan) yang menyangkut keuangan
perusahaan. Misalnya berupa ringkasan arus kas (cash flow) dan informasi
pembayaran
Sistem Informasi Manufaktur
n Sistem yang digunakan untuk mendukung fungsi produksi,
yang mencakup seluruh kegiatan yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian
proses untuk memproduksi barang atau jasa
Berbagai Nama SI Manufaktur
n ROP (reorder point), yakni suatu sistem yang mendasarkan keputusan
pembelian berdasarkan titik pemesanan kembali (reorder point). Merupakan
sistem ifnormasi manufaktur yang paling sederhana
n MRP (meterial requirements planning), yakni suatu sistem yang dapat dipakai untuk
merencanakan kebutuhan berbagai bahan baku yang diperlukan dalam proses
produksi
n MRP II (material resource planning), yakni suatu sistem yang memadukan MRP dengan
penjadwalan produksi dan operasi pada bengkel kerja (shop floor operation).
Sistem ini tidak mengontrol mesin dalam bengkel kerja, melainkan sistem
informasi ini hanya mencoba memperkecil sediaan dan memperkerjakan mesin secara
efektif.
n JIT (Just-in-time), yakni suatu pendekatan yang menjaga arus bahan baku
melalui pabrik agar selalu dalam keadaan minimum dengan mengatur bahan baku
tiba di bengkel kerja pada saat diperlukan atau “tepat pada waktunya” (just
in time).
n CIM (computer integrated manufacturing) merupakan suatu sistem yang menggabungkan berbagai
teknik untuk menciptakan proses manufaktur yang luwes, cepat, dan menghasilkan
produk yang berkualitas tinggi secara efisien.
Implementasi CIM
n Menyederhanakan proses produksi, perancangan produk, organisasi
pabrik sebagai dasar yang penting untuk pengotomasian dan pengintegrasian
n Mengotomasikan proses-proses produksi dan fungsi-fungsi bisnis yang
mendukungnya dengan komputer, mesin, dan robot.
n Mengintegrasikan seluruh proses produksi dan pendukungnya dengan
memakai komputer, jaringan komunikasi, dan teknologi informasi yang lain
Sistem-sistem Produksi
|
Sistem
|
Keuangan
|
|
CAD (computer-aided design)
|
Sistem yang menggunakan komputer untuk merancang
suatu produk (mobil, kapal, pesawat terbang, dan sebagainya)
|
|
CAE (computer-aided engineering)
|
Sistem yang dirancang untuk menganalis karakteristik
dari suatu desain dan dipakai untuk mensimulasikan kinerja produk di bawah
kondisi yang berbeda-beda dengan tujuan untuk mengurangi kebutuhan membuat
prototipe (Martin, 2002). Dalam beberapa literatur (misalnya McLeod, 1998),
CAE identik dengan CAD
|
|
CAM (computer-aided manufacturing)
|
Sistem berbasis komputer yang digunakan untuk
mengontrol suatu proses produksi. Misalnya, mesin bor atau mesin bubut yang
telah terprogram untuk melaksanakan pelubangan atau pembubutan
|
|
CAPP (computer-aided -process planning)
|
Sistem yang digunakan untuk merencanakan urutan proses
untuk memproduksi atau merakit suatu komponen
|
Sistem Informasi Pemasaran
n Sistem informasi yang menyediakan informasi yang
dipakai oleh fungsi pemasaran.
n Mendukung keputusan yang berkaitan dengan bauran
pemasaran (marketing mix), yang mencakup:
¨ produk (barang dan jasa) yang perlu ditawarkan
¨ tempat yang menjadi sasaran pemasaran
¨ promosi yang perlu dilakukan
¨ harga produk
Sistem Informasi SDM
n Sistem informasi sumber daya manusia biasa disebut
HRIS
n Istilah lain yang sering dipakai yaitu HRMIS (Human
Resource Management Information System) dan HRMS (Human Resource
Management System)
n Sistem informasi yang menyediakan informasi yang
dipakai oleh fungsi personalia. Misalnya berisi informasi gaji, ringkasan
pajak, dan tunjangan-tunjangan, hingga kinerja pegawai
Sistem Informasi Berdasarkan Dukungan Kepada Pemakai
n Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing
System atau TPS)
n Sistem Informasi Manajemen (Management Infromation
System atau MIS)
n Sistem Otomasi Perkantoran (Office Automation System
/ OAS)
n Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System
atau DSS)
n Sistem Informasi Eksekutif (Executive Infromation
System atau EIS)
n Sistem Pendukung Kelompok (Group Support System atau
GSS)
n Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing
System atau TPS)
n Sistem Pendukung Cerdas (Intelligent Support System
atau ISS).
SI Menurut Dukungan
|
Sistem
|
Fungsi
|
Pemakai
|
|
TPS
|
Menghimpun dan menyimpan informasi transaksi
|
Orang yang memproses transaksi
|
|
MIS
|
Mengonversi data yang berasal dari TPS menjadi
informasi yang berguna untuk mengelola organisasi dan memantau kinerja
|
Semua level manajemen
|
|
DSS
|
Membantu pengambil keputusan dengan menyediakan
informasi, model, atau perangkat untuk menganalisa informasi
|
Analis, manajer, dan profesional
|
|
EIS
|
Menyediakan informasi yang mudah diakses dan
bersifat interaktif, tanpa mengharuskan eksekutif menjadi ahli analisis
|
Manajemen tingkat menengah dan atas
|
|
ES
|
Menyediakan pengetahuan pakar pada bidang tertentu
untuk membantu pemecahan masalah
|
Orang yang hendak memecahkan masalah yang memerlukan
kepakaran
|
|
OAS
|
Menyediakan fasilitas untuk memproses dokumen maupun
pesan-pesan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif
|
Staf maupun manajer
|
n Sistem informasi yang mengandung karakteristik
beberapa kategori disebut sebagai sistem
hibrid (Alter, 1992)
n Sistem informasi yang dirancang untuk menghasilkan
informasi dan mendukung pengambilan keputusan untuk berbagai level manajemen
dan fungsi-fungsi bisnis, dan sekaligus melakukan pemrosesan transaksi disebut
sebagai sistem informasi fungsional-silang (cross-functional
information system) atau sistem informasi yang terintegrasi (integrated
information system) (O’Brien, 1991)
Sistem Pemrosesan Transaksi
(SPT)
n Sistem informasi yang pertama kali diimplementasikan
n Fokus utama pada data transaksi
n Sesuai dengan namanya,
sistem informasi ini digunakan untuk menghimpun, menyimpan, dan
memproses data transaksi serta kadangkala mengendalikan keputusan yang
merupakan bagian dari transaksi.
n Contoh yang mengendalikan keputusan adalah sistem
pemrosesan transaksi yang sekaligus dapat memvalidasi keabsahan kartu kredit
atau mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai dengan kebutuhan
pelanggan.
Karakteristik SPT (Turban,
McLean, dan Wetherbe, 1999)
·
Jumlah
data yang diproses sangat besar
·
Sumber
data umumnya internal dan keluaran terutama dimaksudkan untuk pihak internal
(meskipun bisa juga diperuntukkan bagi mitra kerja)
·
Pemrosesan
informasi dilakukan secara teratur: harian, mingguan, dan sebagainya
·
Kapasitas
penyimpan (basis data) besar
·
Kecepatan
pemrosesan yang diperlukan tinggi karena volume yang besar
·
Umumnya
memantau dan mengumpulkan data masa lalu
·
Masukan
dan keluaran terstruktur. Mengingat data yang diproses cukup stabil, data
diformat dalam suatu standar
·
Level
kerincian yang tinggi mudah terlihat terutama pada masukan tetapi seringkali
juga pada keluaran
·
Komputasi
tidak rumit (menggunakan matematika sederhana atau operasi statistik)
·
Memerlukan
kehandalan yang tinggi
·
Pemrosesan
terhadap permintaan merupakan suatu keharusan. Pemakai dapat melakukan
permintaan terhadap basis data
Cara Pemrosesan pada SPT
n Pemrosesan batch
Transaksi ditumpuk dulu dan kemudian diproses belakangan pada waktu
tertentu misalnya pada waktu sore hari atau malam hari. Kelemahan pemrosesan batch adalah
membuat basis data tidak pernah dalam keadaan terkini, karena seringkali terdapat data transaksi yang terlambat untuk
dimasukkan ke dalam basis data.
n Pemrosesan online
Tidak ada penundaan pemrosesan. Setiap transaksi terjadi segera
dibukukan. Dengan demikian, data selalu dalam keadaan mutakhir.
Perbedaan Pemrosesan Batch dan Online
|
Karakteristik
|
Pemrosesan Batch
|
Pemrosesan Online
|
|
Pemrosesan transaksi
|
Data transaksi direkam, dikumpulkan, dan diurutkan, dan diproses
secara periodis
|
Transaksi diproses seketika
|
|
Pemutakhiran berkas
|
Ketika tumpukan diproses
|
Saat transaksi diproses
|
|
Waktu tanggapan
|
Beberapa jam atau hari setelah tumpukan dikirim untuk diproses
|
Beberapa detik setelah setiap transaksi diproses
|
Pemrosesan Hibrid
n Merupakan perpaduan antara pemrosesan batch dan
online
n Model seperti ini dijumpai pada beberapa sistem POS (Point-of-sale).
Data dimasukkan seketika ke dalam komputer ketika transaksi terjadi, tetapi
pemrosesan lebih lanjut (misalnya pemutakhiran ke sediaan) dilakukan pada waktu
malam hari.
n Model seperti ini juga sering dilakukan pada bank yang
offline (belum tersedia layanan komunikasi ke pusat atau komunikasi
sedang terputus).
Istilah Lain-lain Tentang SPT
n CIS (customer integrated system) merupakan
contoh lain hasil pengembangan dari TPS. Sistem ini memanfaatkan teknologi yang
memungkinkan pelanggan dapat melaksanakan transaksinya sendiri. Contoh ATM dan
B2C
n Istilah lain untuk CIS adalah pemrosesan interaktif
Sistem Informasi Manajemen (SIM atau MIS)
n Sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan
informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan
keputusan dalam sebuah organisasi.
n SIM menghasilkan informasi untuk memantau kinerja,
memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi.
n Umumnya SIM mengambil data dari sistem pemrosesan
transaksi
Istilah
Lain untuk SIM
n Sistem peringatan manajemen (management alerting system), karena sistem
ini memberikan peringatan kepada pemakai (umumnya manajemen) terhadap masalah
maupun peluang (Haag, 2000)
n Sistem pelaporan manajemen atau management reporting system (Zwass, 1998)
Karakteristik SIM
·
Beroperasi
pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah
mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas: prosedur operasi, aturan
pengambilan keputusan, dan arus informasi
·
Meningkatkan
efisiensi dengan mengurangi biaya
·
Menyediakan
laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan tetapi
tidak secara langsung (manajer menggunakan laporan dan informasi dan membuat
kesimpulan-kesimpulan tersendiri untuk melakukan pengambilan keputusan).
Macam
Laporan SIM
n Laporan periodis adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu
tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, kwartalan, dan sebagainya.
n Laporan ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah
data/informasi.
n Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul kalau terjadi
keadaan yang tidak normal. Sebagai contoh, manajer pembelian mungkin memerlukan
laporan pengiriman barang dari pemasok yang sudah terlambat satu minggu.
Laporan ini hanya muncul kalau keadaan yang diminta terpenuhi.
n Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukkan dua atau lebih
himpunan informasi yang serupa dengan maksud untuk dibandingkan
Laporan SIM
n Terkadang SIM juga menyediakan laporan yang yang
tergolong sebagai demand (Ad Hoc) report, yaitu jenis laporan yang dapat
diminta sewaktu-waktu dan pemakai dapat mengatur sendiri tataletak informasi
yang diperlukan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar