Subsistem Model Sistem Informasi Keuangan
Subsistem input
Ada tiga subsistem input yaitu : subsistem pemrosesan data, subsistem
audit internal dan subsistem intelegeni keuangan.
1. Subsistem pemrosesan data
Subsistem pemrosesan data mengumpulkan
data internal dan lingkungan. Kita mengetahui bagaimana terminal pengumpulan
data dibidang manufaktur mengumpulkan data internal. Data lain diperoleh dari
dokumen sumber dan dimasukkan kedalam database dengan menggunakan terminal
dalam jaringan yang ditempatkan diseluruh perusahaan. Subsistem pemrosesan data
juga mengumpulkan data lingkungan sebagai hasil dari transaksi bisnis dengan
perusahaan lain. Kita telah mengetahui bagaimana sistem entri pemesanan dan
account receivable mengumpulkan data dan bagaimana sistem pembelian, penerimaan
dan account payable mengumpulkan data pemasok.
Data internal berfungsi sebagaidasar
untuk pemecahan masalah yang berhubungan dengan segala aspek operasi
perusahaan, sebagai contoh II menggunakan data yang diperoleh dari pelaporan
kerja, yang digunakan sebagai dasar untuk menyusun atau merevisi standar
penampilan. Data lengkungan memberikan dasar untuk pemecahan masalah yang
berkaitan dengan pelanggan dan pemasok perusahaan. Sebagai contoh, dalam
menggunakan model matematis untuk mensimulasi pengaruh dari keputusan mengenai
inventarisasi, manajer akan memasukkan skenario yang sebagian didasarkan pada
data accounting historis yang menjelaskan pesanan pelanggan dan lead time
pemasok.
Sistem Informasi Akuntasi merupakan
bagian dari Sistem Informasi Manajemen. Sistem Informasi Manajemen digunakan
oleh pihak manajemen dalam menjalankan bisnis perusahaan. Sehingga Sistem
Informasi Akuntasi dalam hal ini juga sebagai sumber informasi yang berguna
dalam mencapai tujuan perusahaan yang terangkum dalam Sistem Informasi
Manajemen.
Data akuntasi berperan penting salam Sistem Informasi Keuangan, hal ini
disebabkan oleh beberapa hal yaitu:
i. Catatan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan.
ii. catatan dibuat untuk setiap transaksi (menjelaskan apa, kapan, siapa,
berapa).
iii. SIA merupakan satu-satunya komponen input yang terdapat pada seluruh
sistem informasi fungsional.
DASAR PEMROSESAN DATA
Kita telah mengetahui sejumlah dasar
pemrosesan data, disini kita akan melanjutkan pembahasan dan meninjau lebih
singkat lagi.
Sinonim dengan Accounting.Dalam pandangan kita sistem pemrosesan
data adalah sama dengan sistem accounting.
Tujuan Pemrosesan Data. Tujuan pemrosesan data adalah untuk
menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang up-ti-date.
Aplikasi yang Dibutuhkan. Perusahaan tidak memutuskan apakah
mengimplementasikan sistem pemrosesan data atau tidak, sistem tersebut
dikehendaki oleh elemen dalam lingkungan, khususnya pemegang saham, masyarakat
kuangan dan pemerintah.
Tugas Pokok. Pemrosesan data mempunyai empat tugas
pokok yaitu pemgumpulan data, pengubahan data penyimpanan data dan pembuatan
dokumen.
Sifat Pemrosesan Data. Pemrosesan data menjalankan tugas yang
penting, secara relatif mengikuti prosedur standart, memberikan data yang
lengkap, utamanya mempunyai fokus histori dan memberikan informasi pemecahan
masalah minimal.
Subsistem Pemrosesan Data. Subsistem dari sistem distribusi,
menampilkan contoh yang tepat mengenai bagaimana subitem utama dipadukan
melalui arus data. Subsistem penggajian melengkapi delapan subsistem dari
sistem distribusi untuk membentuk inti pemrosesan data bagi berbagai jenis
organisasi.
DATA ACCOUNTING
Data acounting memberikan record
mengenai segala kepentingan meneter yang terjadi dipersahaan. Sebuah record
dibuat dari sebuah transaksi, yang menjelaskan fakta yang penting yaitu
apa yang telah terjadi, kapan kejadiannya, siapa yang terlibat dan (dalam
berbagai kasus) berapa jumlah uang yang terlibat. Data ini dianalisis
dengan berbagai cara, yang nantinya digunakan untuk memenuhi kebutuhan informsi
manajemen.
SISTEM BIAYA
Sebagian besar data accounting digunakan
secara internal didalam departemen accounting oleh sistem biaya. Sistem biaya,
sepertia arti dari namanya, menentukan biaya operasi perusahaan. Ketika kita
mempelajari subsistem harga dari sistem informasi pemasaran, kita mengetahui
bahwa ada banyak perusahaan yang mengikuti atau menganut strategi harga
berdasarkan biaya. Perusahan tersebut mengidentifikasi biaya yang diperlukan
untuk produk dan kemudian menambahkan harga tertntu. Maka biaya aka akurat bila
strategi tersebut dapa efektif.
Sistem biaya bertanggung jawab atas
fungsi keuangan namun ia juga mempengaruhi bidang fungsional yang lain.
Penmpilan fungsi manufaktur biasanya didasarkan pada pembiayaan produksi,
inilah kenapa kita menyertakan subsistem biaya dala sistem informasi manufakut.
Penampilan fungsi pemasaran juga tergantung pada suistem biaya, jika produk
terlalu tinggi harganya maka ia tidak akan terjual. Yang paling penting
penampilan perusahaan sangat tergantung pada sistem biaya .
2. Subsistem audit internal
Audit Internal merupakan badan yang
melaksanakan aktivitas internal auditing, berusaha untuk menyempurnakan dan
melengkapi setiap kegiatan dengan penilaian langsung atas setiap bentuk
pengawasan untuk dapat mengikuti perkembangan dunia usaha yang semakin
kompleks. Subsistem Audit Internal dirancang secara khusus untuk melakukan
studi khusus mengenai operasi perusahaan.
Subsistem audit internal sama dengan
subsistem penelitian pemasaran dan subsistem teknik industri, yakni bahwa
mereka ini dirancang untuk melakukan studi khusus mengenai operasi
perusahaan. Auditor internal adalah pekerja dalam perusahaan yang biasanya
terlibat dalam pekerjaan perancangan dan evaluasi sistem informasi
konseptual seluruh perusahaan. Dan ia biasanya memberikan laporan kepada CEO
atau eksekutif puncak lain.
INFORMASI MASYARAKAT KEUANGAN
Aktivitas intelegensi keuangan
perusahaan yang berkembang paling baik adalah aktivitas yang menyangkut
masyarakat keuangan. Ada dua sebab mengenai telah dibangunnya arus informasi
ini. Pertama, sebagian informasi bersifat formal, yaitu berada dalam bentuk
bahan tercetak dan database yang berisi informasi ekonomi dan lingkungan.
Kedua, manajemen puncak mengetahui pentingnya lingkungan ekonomi dalam
mempengaruhi perusahaan dan manajemen ini ingin tetap menggunakannya.
PROSES PENGANGGARAN
Proses penyusunan anggaran terdiri atas
sejumlah keputusan semi terstruktur. Selain sangat dibutuhkan ukungan data
dalam bentuk record accounting historis, juga diperlukan berbagi pertimbangan.
Ada tiga pendekatn atau cara umum yang dapat dilakukan perusahaan dalam
menyusun anggarannya yaitu top-down, bottom-up, dan partisipatif.
a) Pendekatan top-down.
Bila dilakukan top-down, eksekutif perusahaan menentukan jumlah anggaran
yang kemudian penentuannya dibebankan kepada tingkat dibawahnya. Rasionalisasi
pelaksanaan pendekatan ini adalah bahwa eksekutif mempunyai pemahaman yang
paling baik mengnai tujuan jangka panjang perusahaan dan dapat mengalokasikan
dana yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut.
b) Pendekatan bottom-up.
Bila dilakukan pendekatan bottom-up, proses penyusunan anggaran dimulai
dari tingkat organisasional paling bawah dan naik ke atas. Logikanya adalah
bahwa orang yang berada pada tingkat bawah adalah yang paling dekat dengan
tindakan dan paling dapat menentukan kebutuhan sumbernya.
c) Pendekatan partisipatif.
Karena adanya kelemahan dari pendekatan
top-down dan bottom-up tersebut, maka yang paling umum yang dilakukan adalah
proses penyusunan anggaran partisipatif. Yaitu, orang akan menerima dana turut
ambil bagian dalam penyusunan jumlah dana tersebut. Ini adalah pendekatan give
and take, yakni bahwa manajer pada berbagai tingkat melakukan negosiasi untuk
menyusun anggaran agar semuanya mendapat kepuasan. Manajer tingkat menengah
berperan pokok dalam proses ini, yaitu dengan memberikan pandangan jangka
panjang kepada eksekutif dan memberikan pandangan mengenai kebutuhan jangka
pendek bagi manajer tingkat bawah. Gambar 2.4 menunjukkan proses penyusunan
anggaran partisipatif. Nomor dalam paragraf di bawah ini sesuai dengan nomor
yang ada dalam gambar. Contoh ini berasumsi bahwa perusahaan menggunakan
pemodelan matematis maksimal.
1. Point awalnya adalah ramalan penjualan yang dibuat oleh bagian
pemasaran. Model peramalan berdasarkan pada proyeksinya mengenai input yang
berasal dari manajer pemasaran tingkat bawah, yang dikombinasikan dengan
pertimbangan yang berasal dari eksekutif pemasaran.
2. Manajemen puncak memeriksa ramalan dan membuat keputusan yang didasarkan
pada evaluasi subyektif dan input yang lain.
3. Data ramalan yang disetujui kemudian dimasukkan ke dalam model
perencanaan sumber, yang mengubah tujuan penjualan menjadi keperluan sumber
untuk tiap bidang fungsional. Sebagai contoh, jika perusahaan ingin menjual
230.000 unit pada tahun depan, maka harus dipekerjakan delapan tenaga penjual
baru, harus dibeli sebuah drill press baru, harus ditambahkan lagi dua tenaga
accounting baru, dan harus diinstal sebuah disk drive tambahan. Modem MRP yang
kita bahas pada Bab 2 dapat menjadi bagian dari model perencanaan sumber ini yaitu
untuk memproyeksikan keperluan bahan.
Contoh input output
sistem audit keuangan
|
|||||
Permanen
|
Perubahan Sementara
|
||||
Posisi:
|
Junior clerk
|
Job grade sekarang:
|
|||
Departemen:
|
DPC
|
Nama petugas:
|
Edi
|
||
Dibuat oleh:
|
Heru
|
Diusulkan job grade:
|
|||
Disetujui oleh:
|
Disetujui oleh:
|
||||
Tugas Pokok:
|
|||||
1. Backup server & cartridge;
2. Proses Akhir Hari;
3. Proses akhir bulan;
4. Buka/tutup sistem tabungan, giro, dan deposito;
5. Monitor on line; dan
6. Install aplikasi baru dari kantor pusat.
|
|||||
Tanggung jawab
utama/tugas
|
|||||
1. Backup server untuk menghindari risiko akibat kerusakan main server;
2. Proses akhir hari, cek saldo, otorisasi, posting GL, print daftar
OD, daftar saldo.
|
|||||
